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과학적 업무지시를 위한 5가지 원칙
 
회사에서 업무 처리 속도의 평가 방법은 두 가지다, 빠르다 혹은 늦다. 그 사이에 뭔가 개념이 있을 것 같지만 실제로 그것도 빠르다와 늦다 중 하나다.

그러나 이런 식으로 사람들의 업무 역량을 판단하는 것은 매우 매우 비과학적이며 주관적이다. 업무 처리 속도가 빠르거나 늦다고 평가하는 회사의 경우 대부분 업무 지시를 할 때 업무 완료 시간을 구체적으로 명시하는 경우가 드물다. 대충 "다음 주 월요일까지 완료"라는 식으로 업무 지시를 하는 경우가 많다. 만약 업무 지시를 할 때 "이 보고서를 2006년 4월 11일 오전 12시까지 제출하시오"라고 한다면 그 시간을 기준으로 업무가 완료되었나 그렇지 않냐를 따질 수 있다. 이 때 업무에 대한 평가는 완료되었느냐 그렇지 않았느냐로 나뉜다.

4월 11일 오전 12시를 기준으로 받은 보고서를 재검토하지 않고 즉시 사용할 예정이라면 업무 지시 사항에 반드시 그렇게 할 것임을 언급해야 한다. 재검토를 할 시간을 벌려면 최소한 중간 보고에 대해 명확히 지시를 해야 한다. 중간 보고에 대한 지시나 즉시 사용 예정임을 고지하지 않았다면 회사의 관습에 의존하여 판단할 수 밖에 없다. 관습적으로 지정된 시간에 받은 보고서를 재검토한다면 재검토를 전제하여 보고서를 작성하게 될 것이다. 이런 관습이 있는 회사의 경우 4월 11일 오전 12시라는 제한 시간은 업무의 1차 완료지 업무 종결을 의미하지는 않는다.

회사 업무를 수행하는 사람에 대해 빠르다, 늦다라고 평가하는 것은 제대로 된 업무 지시가 있을 때 가능하다. 업무 지시는 명확해야 하며 구체적이어야 한다. 명확하고 구체적인 업무를 제대로 수행하지 못했을 때 비로소 그것을 탓하고 개선을 요구할 수 있다. 누군가에게 "당신은 업무 속도가 너무 느린 것 같아"라고 탓하거나 "업무 속도는 빠른데 유능하지는 않아"라고 비판한 적이 있는가? 그리고 당신이 회사의 상사라면 문제는 그 사람이 아니라 자신에게 있을 수 있다. 제대로 지시를 하는 것은 상사의 가장 중요한 업무 역량이다.

구렁이 담 넘어가듯 업무 지시를 하고 측정과 평가만 칼날을 벼리는 상사는 직장에서 가장 먼저 퇴출되어야 할 암적 존재다.
 

과학적 업무 지시를 위한 5가지 원칙

1. 업무 시작과 완료 시간을 정확히 명시할 것

다음 주 중으로, 내일까지, 업무 시간 이내에와 같은 표현을 쓰지 말아야 한다. 해당 업무의 소요 시간을 정확히 파악해야 한다. 8시간이 걸릴 업무라면 업무 시작 시간을 기준으로 휴식 시간과 식사 시간, 야근 시간 등을 고려하여 완료 시간을 명시해야 한다.

2. 업무 우선 순위를 재배치할 것

업무를 처리하는 사람이 현재 진행 중인 업무와 지시한 업무 사이에 무엇을 우선하여 처리해야 하는 지 명시해야 한다. 새로운 우선 순위를 설정할 경우 다른 업무는 지연된다. 이것을 명확히 하지 않으면 상사의 지시에 의해 지연된 업무를 탓하는 어처구니 없는 일이 벌어진다.

3. 관계 업무를 정의할 것

자료의 조사를 위해 협조해야 할 타 부서의 관계자를 명확히 알려 주고, 해당 자료를 배포할 곳도 알려 줘야 한다. 또한 해당 업무가 다른 어떤 업무와 연관되어 있는 지 정의해야 한다. 또한 상사는 이런 관계 업무를 잘 처리할 수 있도록 사전에 조율을 해야 한다.

4. 중간 보고의 형태를 정의할 것

업무의 진행 상황을 파악하기 위해 중간 보고를 어떤 시점에 어떤 산출물로 할 것인 지 알려줘야 한다. 업무를 지시한 후 보고 날짜만 기다리고 있거나 지나치며 잘 되고 있지?라고 확인하는 것은 무능력한 상사의 전형적인 행태다.

5. 업무 측정 단위를 명시할 것

가능한한 빨리 업무를 완료하는 것이 중요한가? 제한된 시간 안에 업무의 완성도를 높이는 것이 중요한가? 상사의 업무 지시에는 업무의 측정 단위가 무엇인 지 명확히 이야기해야 한다. 업무 지시를 할 때마다 빨리 빨리를 외친다면 그것은 업무를 측정하지 않겠다는 소리와 같다. 이런 상사들은 업무를 지시하는 것이 아니라 부하 직원을 종처럼 부려 먹는 것과 같다.

 
이 원칙에 따라 업무 지시의 예제는 다음과 같다.

- 잘못된 업무 지시
"김대리, 이 보고서 다음 주에 사장님께 제출해야 하니까 월요일까지 내 책상에 올려놔"

- 과학적 업무 지시
"김대리, 이 보고서는 다음 주 수요일 사장님이 참석하는 이사 회의에서 발표하게 될 거야. 다른 부서의 보고서는 성과 지표를 중심으로 언급하게 될 것인데 우리 부서는 그 자료를 취합하여 부서간 관계를 이야기해야 하네. 회계팀의 이 대리와 법무팀의 김 과장에게 협조를 요청해 뒀으니 자료를 받아와서 검토하게. 날짜가 급박하니 현재 진행 중인 업무는 이대리에게 2 시간 이내에 인계하고 오후 4시부터 업무를 시작해야 하네. 문서는 20 page가 되어야 하고 주요 주제와 이야기 흐름은 메일로 보냈으니 참조하게. 금요일 오전 11시까지 1차 보고서를 제출하고 오후 1시 30분에 관계자들과 회의를 할 껄세."

과학적 업무 지시는 상사가 훨씬 많은 일을 해야 가능하다. 직급이 올라갈수록 할 일이 별로 없다면 그 회사에 문제가 있거나 과학적으로 일하지 않는 상사라는 걸 직접 증명하고 있는 것이다

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